MEMBANGUN KETERAMPILAN MEMECAHKAN MASALAH DI DALAM TIM
Citra Hati Leometa, M.Psi Psikolog (ruangtumbuh.id)
Kerja tim tentu identik dengan bekerja bersama, dan makna bekerja bersama tidak seharusnya dimaknai sebagai mengerjakan hanya bagian yang menjadi tanggung jawabnya, namun lebih dari itu. Arti bekerja sama pada suatu tim adalah bekerja demi suatu tujuan dan dalam perjalanannya pasti akan ada masa-masa sebuah tim harus berbagi kesulitan. Berbagi kesulitan tentunya bukanlah hal yang mudah, perlu ada rasa percaya, rasa diterima dan rasa dihargai hingga kita aman untuk bisa berbagi kesulitan dengan orang lain. Terkadang orang sulit untuk berbagi kesulitan karena bisa jadi kesulitan itu adalah momen kerapuhannya dan kebanyakan orang memiliki kecenderungan untuk menutupi apa yang menjadi kerapuhannya. Sayangnya usaha seseorang untuk mencoba untuk menutupi kerapuhannya, seringkali justru membentuk perilaku-perilaku yang malah tidak tepat, seperti menghindari, tertutup, dan tidak percaya diri terhadap teman satu tim.
Sebetulnya tujuan keterbukaan akan kerapuhan adalah untuk menciptakan relasi dan memikul resiko bersama dan berdasarkan penelitian tentang kerja sama, kerapuhan bukanlah resiko, melainkan syarat psikologis untuk kerja sama. Namun apakah kita harus terbuka akan kerapuhan kita pada orang yang belum kita percaya?. Menurut Coyle dalam bukunya The Culture Code, kepercayaan itu mengikuti konteks situasinya, digerakan oleh rasa rapuh yang kita miliki dan kita menyadari bahwa kita membutuhkan orang lain, tidak bisa melakukanya sendiri. Berdasarkan penelitian, kerapuhan tidak datang setelah kepercayaan, melainkan mendahuluinya, dan bila dilakukan bersama-sama akan menyebabkan landasan yang kokoh bagi terciptanya kepercayaan di dalam tim kita. Dengan berbagi kerapuhan, kondisi statis akan terlepas dan kita bisa melakukan pekerjaan bersama-sama tanpa cemas atau ragu sehingga kita dapat bekerja sebagai tim.
Ketika kita menyatakan bahwa kita memiliki kelemahan pada teman kita, tanpa kita sadari sebetulnya kita sedang memberikan kode bahwa “saya lemah di bagian tersebut & saya ingin dibantu”. Bila kode meminta bantuan tersebut disampaikan dengan tepat, kode meminta bantuan tersebut tidak akan menyebabkan kita merasa rendah diri, namun akan menumbuhkan rasa percaya dan pada akhirnya saling membantu. Pemahaman dan penerimaan teman tim kita terkait pengakuan tentang kerapuhan yang kita miliki, memang menjadi kunci, apakah mereka memahami sinyal permintaan bantuan tersebut dan mereka juga bersedia mengungkapkan kerapuhan yang mereka miliki. Pada kondisi tersebut pengungkapan kerapuhan bukan digunakan untuk menyerang pribadi lain, namun justru bermanfaat untuk menciptakan lingkaran keterbukaan dan kerjasama. Pada akhirnya sikap keterbukaan tersebut itulah yang sebenarnya merupakan modal awal penyusunan kerja sama dan kepercayaan.
Membentuk kebiasaan untuk mengungkapkan kerapuhan dalam tim, diibaratkan seperti membentuk otot, butuh pengulangan dan kesediaan merasakan sakit untuk mencapai tujuan. Kunci utamanya adalah melakukan pendekatan terhadap proses, dan diantaranya dapat dicapai dengan melakukan hal-hal berikut :
1. Menyadari bahwa atasan kita memiliki kerapuhan yang perlu kita bantu , dengan menyampaikan perilaku-perilaku apa yang perlu ia pertahankan dan perilaku-perilaku apa yang akan membuat kita efektif bekerja dalam tim.
2. Menyampaikan ekspektasi kita berulang-ulang karena terealisasinya ekspektasi kita, tidak lepas dari usaha kita untuk menyampaikan kebutuhan/kerapuhan kita. Dengan penyampaian berulang, kita dapat menjelaskan kerapuhan apa yang kita hadapi dan dengan cara apa orang disekeliling kita atau tim kita dapat membantu, sehingga orang disekitar kita atau tim mengerti akan kerapuhan dan mereka pun dapat ngambil peran sebagai orang yang membantu.
3. Menyampaikan hal negatif secara empat mata , terkait kabar atau tanggapan negatif tentang seseorang walaupun itu untuk hal yang kecil. Hindari menggunakan chat atau telepon untuk memperkecil kesalah pahaman dan untuk menyelesaikan masalah yang harus langsung diselesaikan.
4. Bila membentuk tim, fokuslah pada dua hal kritis, yaitu kerapuhan pertama dan perselisihan pertama . Masalah apa yang perlu kita atasi bersama, kendala-kendala apa yang dimiliki oleh masing-masing anggota tim dan hal-hal apa saja yang berpotensi atau menjadi pemicu perselisihan dalam tim. Belajarlah dan identifikasi bersama-sama untuk menyelesaikan mendapatkan penyelesaian yang dapat diakomodasi bersama.
5. Jadilah pendengar yang seperti trampolin , dengan melakukan interaksi yang nyaman, siap membantu, kooperatif dan mengeksplorasi apa yang menjadi pemikirannya. Bila ada hal yang perlu dijelaskan, jelaskan pendapat kita dengan pelan, lembut dan konstruktif hingga teman kita memahami. Dengarkan alternatif-alternatif penyelesaian masalah yang teman kita pikirkan.
6. Tahan diri untuk tidak memberi pandangan , saat diskusi belum selesai dan jangan dilakukan bila teman kita tidak memintanya. Ketika teman tim kita menceritakan tentang kerapuhannya jangan gunakan kesempatan itu untuk memberikan saran dan solusi. Solusi diberikan bila memang teman kita benar-benar memintanya. Lakukan pemberian saran setelah teman kita merasa sudah didengarkan dan dipahami. Dengan cara seperti itu teman kita akan merasa mendapat dukungan dalam mengambil resiko yang menuntut kerja sama.
7. Praktekan keterbukaan yang aman , dimana tekankan bahwa keterbukaan penting untuk pencapaian tujuan bersama. Tujuannya untuk membentuk pemikiran bersama dan semangat bersama dengan cara untuk mengurai masalah yang ada dan bersiap menghadapai masalah yang akan datang
8. Keterbukaan bukan berarti kejujuran yang brutal karena memberikan masukan yang jujur adalah sesuatu yang gampang-gampang susah. Bila tidak dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan proporsinya, teman kita bisa menjadi sakit hati atau patah semangat. Beri masukan dengan cara yang ringan, fokus pada perilakunya , tidak terlalu personal, tidak menghakimi dan tetap menjada perasaan aman, penerimaan dan kebersamaan.
9. Menerima ketidaknyamanan karena untuk terbuka akan suatu kerapuhan bukanlah hal yang mudah. Umumnya kita berusaha melupakan sesuatu yang salah dalam diri kita, namun pada keterbukaan kita justru diminta untuk mengakui kesalahan yang seringkali akan memunculkan kepedihan emosional dan rasa tidak nyaman. Ketika hal tersebut terjadi, maka kita perlu mengingat bahwa rasa tidak nyaman bukanlah masalah, melainkan jalan untuk membangun kelompok yang lebih kuat .
10. Samakan bahasa, istilah dan tindakan . Kesamaan bahasa akan sangat mempermudah proses komunikasi dan pertukaran pikiran antar tim, sehingga diharapkan tidak ada gap pemahaman yang dapat menyebabkan kesalahpahaman. Adanya moto dalam tim juga bisa digunakan menjadi bagian dalam kesamaan bahasa yang diharapkan dapat mengiring dalam kesamaan tindakan. Tindakan yang dilakukan secara sama dan terus menerus akan memunculkan karakter kerja sama yang saling berkaitan dan menguatkan identitas bersama kelompok tersebut.
11. Flash Mentoring atau bimbingan kilat adalah salah satu teknik terbaik untuk menciptakan kerja sama dalam kelompok. Kita bisa memilih seseorang untuk menjadi mentor kita dan cukup dalam waktu singkat (bisa dalam beberapa jam saja). Interaksi singkat dapat memecah hambatan di dalam suatu kelompok, membangun relasi dan memfasilitasi kesadaran untuk bersikap saling membantu.
12. Belajarlah mandiri ketika atasan memberi kesempatan pada kita untuk dapat mengatur diri kita sendiri dalam mencapai target yang sudah ditetapkan pada diri kita. Pikirkan apa yang perlu dilakukan agar mencapai target perkerjaan yang sudah ditetapkan, sehingga kita memiliki ide-ide kreatif untuk menyelesaikan tugas-tugas kita.
Selamat Bertumbuh…